Como emitir nota fiscal MEI passo a passo
MEI tem obrigação de emitir nota fiscal? Depende de quem paga. Neste guia você vai entender quando emitir, qual tipo de nota usar, como se cadastrar no sistema da prefeitura e o que fazer se o cliente exigir e você ainda não tiver acesso.
Quando o MEI precisa emitir nota fiscal
A obrigatoriedade depende de quem contrata o serviço ou compra o produto:
- Para pessoa jurídica (empresa): sempre obrigatório. Toda vez que uma empresa pagar o MEI, a nota fiscal é exigida por lei.
- Para pessoa física: o MEI só é obrigado se o cliente pedir. Mas muitos MEIs emitem de qualquer forma para manter controle financeiro.
Dica prática
Se você presta serviços para empresas com regularidade, configure logo o acesso ao portal de notas da prefeitura. Atrasar esse cadastro pode segurar pagamentos.
Qual tipo de nota fiscal o MEI usa
O tipo de nota varia conforme a atividade do MEI:
| Atividade | Tipo de nota | Onde emitir |
|---|---|---|
| Prestação de serviços | NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) | Portal da prefeitura do município |
| Comércio (venda de produtos) | NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) | Portal SEFAZ do estado |
| Comércio + serviços | NFS-e para serviços, NF-e para produtos | Portais separados |
| Transporte intermunicipal/interestadual | CT-e | Portal SEFAZ do estado |
A maioria dos MEIs é prestadora de serviços e usa a NFS-e. É essa que vamos detalhar no passo a passo.
Como se cadastrar no sistema da prefeitura
Cada prefeitura tem seu próprio sistema, mas o processo geral é parecido. Você vai precisar de:
- CNPJ do MEI (já disponível no certificado de MEI)
- CPF do titular
- Inscrição Municipal (em muitas cidades é gerada automaticamente com o CNPJ; em outras, precisa ser solicitada)
- E-mail válido para receber as credenciais de acesso
Verifique a Inscrição Municipal
Em algumas cidades, o MEI precisa solicitar a Inscrição Municipal separadamente no site da prefeitura antes de conseguir emitir notas. Procure por "Cadastro de Contribuinte" ou "Inscrição Municipal MEI" no site da sua prefeitura.
Passo a passo para emitir a NFS-e
- Acesse o portal de NFS-e da sua prefeitura. Geralmente fica em nota.prefeitura.gov.br ou em um subdomínio do site oficial da cidade.
- Faça login com as credenciais criadas no cadastro. Em muitos casos o login é o próprio CNPJ.
- Clique em "Emitir NFS-e" ou equivalente no menu.
- Preencha os dados do tomador (quem contratou o serviço): CNPJ, razão social ou CPF/nome.
- Descreva o serviço prestado de forma clara e direta. Exemplo: "Corte e escova" ou "Consultoria em marketing digital".
- Informe o valor cobrado pelo serviço.
- Confirme e emita. O sistema gera um PDF com número e código de verificação.
ISS: quem paga?
O MEI já paga ISS fixo no DAS mensal (R$ 5,00). Então, ao emitir a nota, o ISS já está quitado. Não há desconto adicional sobre o valor da nota para o MEI optante pelo Simples Nacional na categoria MEI.
Cenário prático: Carlos, fotógrafo de eventos em Brasília
Carlos é fotógrafo de eventos MEI em Brasília. Em abril de 2026, ele cobriu três eventos: um aniversário (cliente PF), um casamento (cliente PF) e o lançamento de produto de uma agência de marketing (cliente PJ). Veja como ele lidou com a nota fiscal em cada caso:
| Cliente | Tipo | Valor | Nota fiscal? | Ação do Carlos |
|---|---|---|---|---|
| Aniversário Marina, 15 anos | PF | R$ 1.200,00 | Não obrigatório (cliente é PF) | Não emitiu. Marina não pediu |
| Casamento Letícia + Pedro | PF | R$ 3.500,00 | Cliente pediu pra reembolso de plano de pagamento | Emitiu NFS-e via portal de Brasília |
| Lançamento agência Conceito | PJ | R$ 4.800,00 | Obrigatório (cliente é PJ) | Emitiu NFS-e antes do pagamento ser feito |
| Total faturado em abril | - | R$ 9.500,00 | 2 NFS-e emitidas / 1 venda PF sem nota | Tudo registrado no caderno de receita bruta |
O ponto importante é que todos os R$ 9.500,00 contam pra DASN-SIMEI, mesmo a venda sem nota fiscal pra Marina. O fato de não emitir nota não isenta de declarar a receita bruta. Se Carlos passar pela Receita uma receita "fictícia" de R$ 4.800 (só do que tem nota), pode cair em malha quando os bancos cruzarem com o que entrou na conta dele (PIX, transferências). Sempre declare o faturamento real, com ou sem nota.
Caderno de receita bruta, obrigatório, raramente seguido
O MEI é obrigado a manter o "Relatório Mensal de Receitas Brutas", registro mensal simples do que faturou (com ou sem nota). Pode ser uma planilha, caderno físico, app. A Receita pode pedir em fiscalização. Carlos usa uma planilha do Google Drive, leva 2 minutos por mês, evita problema.
Casos comuns na emissão de nota
As situações mais frequentes que aparecem no dia a dia:
Cliente PJ exige nota antes de pagar
Caso mais comum em B2B. O fluxo é: você emite a nota com valor, prazo e dados do cliente, manda por e-mail, e a empresa paga conforme prazo. Cuidado pra não emitir antes da prestação do serviço (a nota tem que ter data igual ou posterior à entrega).
Cliente PF não pede nota
Mais comum em serviços diretos ao consumidor (manicure, técnico de informática, fotógrafo de evento). Não é obrigatório emitir, mas o faturamento ainda precisa ser declarado na DASN-SIMEI. Use um app simples ou caderno pra registrar tudo.
Cliente PF que pede nota pra reembolso
Comum em planos de saúde, reembolsos corporativos. O cliente pede a nota mesmo sendo PF. Emita normalmente, o sistema da prefeitura aceita CPF como tomador.
Vendas via marketplace (Mercado Livre, Shopee)
Algumas plataformas emitem nota automaticamente quando o vendedor é MEI cadastrado. Outras não. Verifique nas configurações da sua conta. Se o marketplace não emite, e o comprador é PJ que pede nota, você emite manualmente no portal da prefeitura.
Serviço entregue em outro estado/cidade
Se você atende cliente em outra cidade, o ISS pode ser do município de origem (sua cidade) ou de destino, dependendo da atividade. Use a calculadora de ISS por município pra confirmar a regra.
Serviço recorrente mensal (assinatura, mensalidade)
Cliente PJ que paga mensalmente exige nota mensal. O ideal é emitir todo mês na mesma data, próximo ao fechamento do mês ou no mês seguinte ao da prestação. Configurar lembrete na agenda evita esquecimentos.
Erros comuns e como evitar
- Emitir nota fora do CNAE registrado. Só emita notas para serviços que constam na sua atividade registrada no CNPJ. Vendeu um produto novo? Adicione o CNAE secundário antes de emitir nota.
- Não guardar o XML. Além do PDF, guarde sempre o arquivo XML da nota. Ele é o documento fiscal original. Em caso de fiscalização, a Receita pede o XML, não o PDF.
- Cancelar nota fora do prazo. Cancelamentos têm prazo (geralmente 24h a 7 dias dependendo da prefeitura). Após esse prazo, é necessário emitir uma nota de crédito ou cancelamento manual com justificativa, processo mais burocrático.
- Emitir antes de prestar o serviço. A nota deve ser emitida no momento da prestação ou até o fechamento do mês. Emitir antes pode caracterizar irregularidade.
- Não declarar receita sem nota fiscal na DASN. Caso do Carlos: cliente PF sem nota ainda conta pro faturamento. Subdeclarar a DASN é crime tributário.
- Inserir CNPJ sem hífen ou ponto. Sistemas de prefeitura geralmente aceitam, mas alguns rejeitam. Padronize sempre com a formatação 00.000.000/0001-00.
- Esquecer de descrever bem o serviço prestado. Descrição muito vaga ("serviços diversos") pode levar a auditoria. Seja específico: "Cobertura fotográfica de casamento em 12/04/2026, 8h, edição inclusa".
- Misturar serviços de naturezas diferentes na mesma nota. Cabeleireiro que vende produto cosmético no salão precisa de duas notas separadas (ou uma com itens detalhados), porque os impostos podem ser diferentes (ISS para serviço, ICMS para produto).
- Não conferir os dados do tomador. CPF/CNPJ errado, endereço incorreto: a nota fica inválida e pode dar problema na contabilidade do cliente. Confira os dados antes de transmitir.
Pra controlar todas as obrigações relacionadas à emissão de nota, use o checklist de obrigações MEI.
Perguntas frequentes
Equipe Editorial CalculadoraMEI
Este artigo foi escrito e revisado pela equipe editorial do CalculadoraMEI, formada por profissionais de redação, consultoria contábil e MEIs em atividade. Antes de publicar, todo conteúdo é checado em fontes oficiais (gov.br/mei, Receita Federal, CGSN, INSS) e revisado por uma segunda pessoa da equipe.
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